Utilizzare meglio il nostro tempo
Stephen Covey nel suo libro “I sette pilastri del successo”, fornisce una chiara risposta a quello che abbiamo identificato come il vero problema: “Come posso fare a utilizzare meglio il mio tempo?”.
Dopo aver studiato e sperimentato concretamente la teoria di Covey, mi sono permesso di apportare alla stessa alcune varianti per adattarlo all’impostazione di un’azienda. Ne ho ricavato un modello pratico che potrebbe essere d’aiuto agli imprenditori, per una migliore gestione del loro tempo.
Immaginiamo ora un grafico che segue, sia tutto il tempo che, il manager ha a disposizione.
Quadrante I. L’imprenditore che si trova a lavorare in questo quadrante, non fa altro che risolvere problemi urgenti e importanti i quali, se non affrontati tempestivamente, potrebbero portare a gravi conseguenze. In altre parole, è sempre in affanno a rincorrere problemi. Appena finisce di “spegnere una crisi”, se ne ritrova davanti un’altra e così si trasforma in un pompiere. La banca continua a chiamare per il suo conto in rosso, al più bravo dei suoi collaboratori è stata fatta un’offerta migliore dalla concorrenza, ha perso il più grosso cliente a causa di un qualcosa andata storta nell’ultima consegna ecc.
Quadrante III. In questo quadrante abbiamo attività urgenti, ma non importanti. Sono attività che ci assalgono, richiedendo di essere affrontate subito, ma che non apportano alcuna differenza per l’azienda. La telefonata di un’agenzia pubblicitaria, un compito non svolto da un collaboratore, gli appunti sulla scrivania delle varie telefonate ricevute e così via.
Come abbiamo già detto il 60/80 % di tali incombenze sono sì urgenti, ma non importanti.
Quadrante II. Qui troviamo le attività importanti, ma non urgenti, che però potrebbero fare una grande differenza per il domani della nostra azienda. Queste attività sono: la formazione e motivazione del personale, pianificazione e organizzazione, sviluppo nuove opportunità, relazioni costanti con il mercato, attenzione e cura per la propria famiglia e per tutte le persone che fanno parte della nostra vita.
Nel Quadrante IV si finisce quando non si è lavorato bene nel II e, paradossalmente, anche nel quadrante I (nella maniera sopra espressa) poiché, nonostante tutti gli affanni, la stanchezza e persino la depressione, nella migliore delle ipotesi, il volto dell’azienda rimane lo stesso di prima. Sicché ci si riduce poi a fare cose poco importanti e non urgenti, come leggere il catalogo mondoffice o curiosare e divagare nella rete internet, anche se inizialmente con fini positivi.
Insomma, come abbiamo visto, l’impegno e la concentrazione mirata nel breve periodo, difficilmente potranno assicurarci un futuro. Quello che serve, non solo in un’attività imprenditoriale ma anche nella vita privata, è l’impegno continuo e costante (Quadrante II) sulle cose davvero importanti che ci porteranno a quei risultati cui ambiamo da sempre e che da sempre meritiamo.
Giovanni Matera
Per consultare altri miei articoli:
www.giovannimatera.it
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